Wij zijn dringend op zoek naar uitbreiding van ons team met een Supply Chain & Operations manager die in staat is ons snelgroeiende bedrijf te ondersteunen.

Over ons

Avanca International is een scale-up bedrijf gevestigd in Den Haag en al meer dan 15 jaar actief in de ontwikkeling, marketing en distributie van consumentenelektronica, veelal onder de onderliggende merken van het bedrijf, Sinji, Avanca en Hombli. Daarnaast ontwikkelen we ook private label merken voor onze klanten. Lees meer >

Wat ga je bij ons doen?

Het Supply Chain & Operations team (zie onderstaand organigram) coachen en ondersteunen in hun dagelijkse werking en persoonlijke ontwikkeling. Ervoor zorgen dat de verschillende back-office processen (zoals hieronder) naadloos op elkaar aansluiten.

Inkoop (aansturen van de inkoper)

• Contact opnemen en onderhandelen met verschillende leveranciers voor offertes en productcatalogus
• Voorwaarden communiceren vóór de aankooporder (levertijd, hoeveelheid, prijs)
• Bereken bij benadering de kostprijs op basis van inkoopprijs en logistieke gegevens
• Ervoor zorgen dat alle belangrijke materialen van de leverancier worden ontvangen (d.w.z. handleiding, specificatieblad, sjabloon, certificaten enz.)
• Overzien van inkooporder proces (in Exact/ERP systeem) incl. correcte inkoopprijs en financieel (Finance dept.) betalingsproces
• Toezicht houden op het dagelijkse communicatieproces tussen Product (& design) mgt. team en de leverancierskant in China
• Ervoor zorgen dat Product mgt. alle wijzigingen/aanpassingen goedkeurt die door de leverancier worden verstrekt, terwijl het verpakkingsbestand, de handleiding, opdruk, stickers, verzendmarkeringen (etc) worden bevestigd.
• Bevestiging van alle monsters vóór massaproductie met Product mgt. team (incl. doorlooptijd, specificaties, landed cost price, verzending)
• Plan voor QC van derden voordat de productie klaar is, maak een lijst van eisen voor het QC bedrijf.
• Regelen van saldobetaling met financiële afdeling en delen van bankafschrift met leverancier voor exportvrijgave

Logistiek (onderstaande taakomschrijving)

• Contact opnemen met verzendpartners voor maandelijkse tarieven en verzendingsschema. Informeer de leverancier (een of meer) over het schema en vraag hen een boeking voor te bereiden
• Scheepvaart: coördineer de communicatie over laaddatum, ETD en ETA van de container naar Nederland
• Luchtvracht: vraag leverancier om PL en boeking voor de luchtvracht te delen met een van de logistieke partners (bijv. Allport, SMS Logistics, of hun eigen expediteur – DHL Express, TNT, FedEx etc.)
• Het magazijn vooraf informeren over de aankomst en de exacte hoeveelheid producten (incl. SKU’s en PO-nummers in Exact)
• Ervoor zorgen dat het magazijn de juiste producten op de juiste PO-nummers inboekt.
• Communiceren met het Warehouse team over de binnenkomende producten
• Controleer samen met Warehouse manager hoe de producten geboekt moeten worden in Exact (assisteren indien nodig)
• Communiceren met Sales en/of Distributie mgt. over aankomstdagen, (met name) wanneer producten vertraagd zijn en in backorders zitten.

Orderbeheer (aansturen van team voor orderverwerking)

• Orders verwerken; PO/orders uit verschillende bronnen halen (back-end, klantportalen, e-mails) en deze omzetten in een standaard formaat
• Verzendlabels: genereren van verzendlabels op basis van pakketgrootte, eisen van de klant en waarde van het product.
• Administratie/registratie: aanmaken van verkooporders in boekingssoftware (Exact/ERP), output wordt vervolgens doorgestuurd naar het magazijn in combinatie met het bovenstaande.
• Communicatie: klanten op de hoogte houden van de status/ETA van hun orders, aannemen van verkooporders via mail (B2B).
• Problemen oplossen: bij problemen met ontbrekende artikelen, nabestellingen, verkeerde leveringen, onjuiste administratie van PO`s.
• Boeken van B2B zendingen: boeken van pallets/colli`s voor EU/internationaal transport, regelen van benodigde verzenddocumenten.
• Voorraadbeheer: wanneer bestelde producten niet op voorraad zijn, beheren van het voorraadniveau op verschillende verkoopplatformen. Het voorkomen van meer backorders.
• Verantwoordelijk voor de benodigde automatiseringsintegraties, naar toekomstige groei.
• Voorzitten van de supply chain vergadering. Toezicht houden op de algemene magazijnfuncties.

Interne verkoopondersteuning (eigenaar van onderstaande functiespecificatie)

• Wekelijkse voorraadupdate/overzicht voorbereiden voor het verkoopteam (-s)
• Sleutelcontact voor Distributie & Retail partners met betrekking tot nieuwe producten en beschikbaarheid van bestaande producten
• Invullen van “Product Set Up Sheet” bestanden, verstrekt door distributiepartners om informatie over nieuwe producten te delen.
• Communiceren van eventuele problemen (bijv. kwaliteit) met het productassortiment en/of voorraadbeschikbaarheid en allocatie uitdagingen.
• Eigen sales-out info (van Retail partners) invoerproces in Power BI
• Verstrekken van regelmatige sales-out rapporten aan Sales en Sr. mgt. (frequentie tbd)
• Plan regelmatige/wekelijkse Sales & Supply Chain vergaderingen om voorraadposities, verkoopvoorspellingen en nabestellingen te bespreken
• Assisteren van Verkoop bij voorraadtoewijzing vs. open PO & Backorders

Wat vragen we van jou?

• 2-5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Relevante onderwijsachtergrond
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden
• Aandacht voor detail met goede organisatorische en tijdmanagementvaardigheden
• In staat om zelfstandig te werken en een goed beoordelingsvermogen uit te oefenen (zelfinitiatief/zelfstarter)
• Nederlandse en Engelse taalvaardigheid
• Flexibel en aanpasbaar
• Teamplayer, positieve energie

Wat wij bieden

• Marktconform salaris
• Kans om te werken scale-up met een sterk ondernemende en werkomgeving waar eigen inbreng op prijs wordt gesteld
• Mogelijkheid tot persoonlijke groei naarmate de organisatie zich uitbreidt
• Mobiele telefoon/laptop
• Ruim kantoor met prachtig uitzicht op Den Haag

Geïnteresseerd?

Stuur nu je CV en motivatiebrief naar [email protected] en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.